TO-DO LISTEN STRESSFREI ORGANISIEREN | Tipps und Tools
Du hasst Zeitdruck, Stress und lange oder unübersichtliche To-do-Listen? Verändere die Organisation deiner Listen und profitiere von der Flexibilität und Übersicht!
Standard To-do-Listen können manchmal ganz schön nerven. Sie setzen uns nicht selten unter Stress und wir fühlen uns auch schlecht, wenn wir nicht alles für diesen Tag abgehakt haben. Das muss nicht sein!
In diesem Beitrag:
Wie organisierst du To Do Listen stressfrei?
Wie organisierst du mehrere To-Do-Listen?
Welche Tools helfen bei der To Do Listen Organisation?
Wie organisierst du To-do-Listen stressfrei?
Indem du ein To-do-Listen System anlegst, dass sich in Wichtigkeit und Dringlichkeit unterscheidet, lassen sich die Aufgaben stressfrei erledigen. Du behältst den Überblick und überforderst dich nicht so schnell mit unwichtigen Aufgaben.
Viele Menschen neigen dazu, sich eine einzige To-do-Liste anzulegen. Andere wiederum, legen sich zig Listen an, die sie oft nicht mal wieder finden. Wer gerne To-do-Listen schreibt, sollte dies weiterhin tun. Stressig wird es jedoch, wenn unsere To-do-Liste nicht geordnet ist. So arbeiten wir manchmal eine To-do-Liste ab, kommen gut voran und bemerken schließlich, dass die wichtigen und dringenden Aufgaben doch liegen geblieben sind.
Jetzt entsteht Stress.
Die Aufgaben müssen zusätzlich erledigt werden. Wir ärgern uns, dass wir andere Punkte nicht auf morgen verschoben haben. Da wir ganz einfach den Überblick verloren haben, konnten wir nicht mehr unterscheiden, was wichtig ist und was nicht. Irgendwie scheint doch immer alles auf einer To-do-Liste wichtig zu sein oder? So ging es mir auch eine lange Zeit. Es fiel mir schwer, mich zu entscheiden, welchen Punkt ich als nächstes erledigen sollte. Oft hat mich das sehr gestresst. Die Liste vor mir war so lang und die Auswahl einfach zu groß.
Deshalb überlegte ich mir ein Listen System aus mehreren Listen, dass die Übersichtlichkeit unterstützt und Stress vermeidet. Mit mehreren Listen zu arbeiten, kann Stress reduzieren, solange wir ein System verfolgen.
Vermeide unbedingt ständig neue Listen anzulegen. Nicht jedes kleine Thema in deinem Leben braucht eine eigene Liste! So viele Listen erzeugen nur Stress!
Am einfachsten sind Leitfäden Listen zu organisieren. Sie beschreiben stets die nächste Aufgabe, die am dringlichsten zu erledigen ist. So brauchen wir nicht lange auf unserer Liste herumsuchen, welche Aufgabe jetzt unbedingt erledigt werden sollte.
Jeder neue Eintrag wird hier nach Dringlichkeit sofort einsortiert, statt lediglich hinten angestellt.
Wie organisierst du mehrere To-do-Listen?
Sobald eine neue Aufgabe auf eine To-do-Liste geschrieben werden soll, frage dich zuerst, auf welche Liste sie gehört.
1.
Lege eine berufliche und eine private Liste an, für sehr wichtige und dringliche To-do's, die nicht lange aufgeschoben werden dürfen. Sie sollten innerhalb weniger Stunden oder Tage erledigt werden. Auch hier kannst du die Liste noch einmal nach Dringlichkeit sortieren. Verschiebe die Einträge, die am schnellsten erledigt werden müssen, stets noch oben. Sortiere auch hier die neuen Einträge nach Dringlichkeit ein.
2.
Lege eine berufliche und eine private “Leitfaden Liste” an. Diese Liste zeigt dir nicht alle To-do's für den heutigen Tag oder die aktuelle Woche, sie zeigt einen Leitfaden für längerfristige Projekte in einem beliebigen Zeitraum an. Wir arbeiten uns einfach entspannt entlang der Liste. Nachdem Aufgabe 1 abgehakt wurde, machen wir uns an Aufgabe 2 und so weiter. Neue Einträge können wir auch hier ggf. nach Wichtigkeit einordnen oder neue Aufgaben und Projekte hinten anhängen.
Mit dieser Art von To-do-Liste, ersparen wir uns eine Menge Stress. Wer sich tägliche To-do-Listen schreibt, hat jeden Tag den Druck, die Aufgaben rechtzeitig zu erledigen und oft ein schlechtes Gefühl, wenn nicht alles geschafft wurde. Durch diesen Druck sind wir oft unkonzentrierter, unmotivierter und auch unproduktiver. Wer sich theoretisch etwas mehr Spielraum für die Erledigungen lässt, ist oft ambitionierter und liefert bessere Qualität.
Überraschung: Oft sind wir dadurch, bei gleicher Qualität, in Wirklichkeit schneller, nicht langsamer!
Ohne exakte Zeitvorgaben zu arbeiten, lässt die Freude und die Leidenschaft in der Arbeit, sowie in privaten Projekten wieder aufleben. Wer sich diese Freiheit nehmen kann, sollte es definitiv ausprobieren! Arbeiten und organisieren darf Spaß machen! Wer nach dieser Methode arbeitet, verliert weder den Überblick über sehr wichtige Aufgaben, noch überfordert er sich, mit weniger wichtigen Punkten.
Wenn du wissen willst, wie du geduldiger wirst, sodass du dir nicht immer zu viel vornimmst und dich selbst somit unter Stress setzt, lies den Beitrag Ziele erreichen mit Geduld. Klicke dazu einfach hier.
Schaue jeden Tag zuerst auf die “Wichtige” To-do-Liste, bevor du mit deinen “Leitfaden” Listen für langfristige Projekte, weitermachst.
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Welche Tools helfen bei der To-do-Listen Organisation?
Bei dieser flexiblen Variante von verschiedenen To-do-Listen, scheidet die selbstgeschriebene Liste auf Papier komplett aus. Sie eignet sich einfach nicht dazu, Aufgaben zu verschieben und die Dringlichkeit anders einzustufen. Wer flexibel sein möchte, sollte auf digitale Aufgabenlisten zurückgreifen.
Wer dennoch nicht auf Stift und Papier verzichten möchte, kann mit Klebezetteln und einem Whiteboard oder mit einer Pinnwand arbeiten. So können Aufgaben verschoben werden. Hier können allerdings schnell mal einige Zettel verloren gehen. Außerdem hast du von unterwegs keinen Zugriff auf deine Listen. Bitte bedenke das.
Es gibt viele verschiedene Apps und Programme, mit denen wir To-do-Listen erstellen können. Alle Programme haben ihre Vor- und Nachteile.
Für die “Wichtige To-do-Liste” hat sich für mich ein Widget auf dem Handy bewährt, dass die Aufgaben nicht nur in einer separaten Sidebar anzeigt, sondern sich die Aufgaben auch mit unserem Kalender verbinden lassen. Der schnelle Zugriff und die jederzeitige Verfügbarkeit, machen dieses Widget sehr gut geeignet.
Für Samsung Handys heißt dieses Widget “Reminder".
Auch auf anderen Handy Modellen wirst du sicherlich ein Widget finden, dass dir deine Aufgaben anzeigt. Alternativ gibt es Android Apps wie “BZ Reminder” oder die App “Erinnerungen" auf Apple Geräten.
Die “Leitfaden Liste” organisiert sich sehr gut in Google Notes. In dieser App können wir Stichpunkte festhalten, unterstichpunkte festhalten und die Aufgaben beliebig verschieben (siehe oben). So ist es sehr einfach, nachträglich Aufgaben hinzuzufügen und sie an eine beliebige Stelle zu setzen. Wir öffnen sie einfach täglich, um einige Punkte zu erledigen. So kommen wir unserem Ziel immer näher.
Mit der Kästchen Funktion, können wir alle Aufgaben einfach abhaken. Sie erscheinen danach unterhalb der Liste in einem mittelgrauen Farbton und durchgestrichen. So können wir auch Überblick behalten, über die Aufgaben, die wir bereits erledigt haben. Dadurch, dass sie unter der Liste angezeigt werden, verwirren Sie uns weder, noch lenken sie uns von den derzeitigen Aufgaben ab.
Außerdem lässt sich auf Google Notes auch von dem Computer aus zugreifen. Das ist gerade für die Arbeit im Büro oder Homeoffice sehr praktisch.
Hier lassen sich nicht die einzelnen Aufgaben mit separaten Daten im Kalender festlegen, nur die ganze Liste kann terminiert werden. Da dies jedoch fortlaufende Listen sind, müssen wir jeden Tag auf sie zugreifen, um wichtige Termine festzustellen. Deshalb rate ich dir, auf das oben genannte, oder ein vergleichbares Widget für wichtige Termine zurückzugreifen und Google Notes nur für deine Leitfaden Listen zu benutzen.
Achte darauf, dass du Apps auswählst, die deinen Ansprüchen entsprechen. Eine Liste, mit wichtigen Aufgaben, die du dir nie anschaust, nützt dir nichts. Daher sind Widgets auf dem privaten oder dem Geschäftshandy sehr hilfreich. Schaust du kaum auf dein Handy, sondern öfter auf den Computer, kannst du deine Listen besser hier verwalten.
Vereinfachte es dir so gut, wie du kannst. Je einfacher das System ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass es funktioniert. Nur ein uns entsprechendes System, wird gute Erfolge hervorbringen und uns organisierter werden lassen. Jeder ist unterschiedlich veranlagt, scheue also nicht davor zurück, Varianten zu testen.
Wie du außerdem Stress vermeiden kannst, erfährst du in dem Beitrag Diese 5 Stressfaktoren solltest du unbedingt vermeiden. Um ihn zu lesen, klicke jetzt hier.
Welche Tools und Apps benutzt du, um deine To-do-Listen zu organisieren?
Ich freue mich, von Euch zu lesen und wünsche viel Spaß beim Organisieren und Umsetzen!
Alles liebe,
Alexandra
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Die Autorin
Alexandra Onken ist 1991 geboren, Mutter, Autorin, Künstlerin und Creator. Am liebsten schreibt sie über Slow Living, Organisation und Minimalismus, da Stressfreiheit und Zufriedenheit im Alltag und Beruf, ihr sehr am Herzen liegen. Mit “Freiheitsliebe leben” möchte sie anderen Menschen helfen, stressfrei, organisiert und frei zu leben.
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